Implementacion unidad de correspondencia en DISLICORES S.A.S.

Londoño Vasquez, Leidy Johana | 2018-08-16

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función son: Recepción de documentos, Radicación de estos, Registro de documentos, Distribución de documentos internos y externos, Trámite y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental, Ordenación documental, Conservación y consulta de documentos. En el alistamiento de correspondencia la documentación circula a través de todos los conductos o áreas encargadas para llegar al destino final, estipulado inicialmente por el destinatario. El presente trabajo pretende implementar la unidad de correspondencia o ventanilla única, crear herramientas que faciliten la gestión documental en Dislicores con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones, además de establecer, organizar y normalizar la producción de comunicaciones con calidad y a la vez disminuir tiempo y costos. Por otro lado se ha tenido en cuenta que para las comunicaciones oficiales puedan ser gestionadas de manera apropiada, es necesario que la empresa Dislicores cumpla con las diferentes normas proferidas por el Archivo General de la Nación, las reglas de la producción documental en las condiciones técnicas optimas que señalan la ley 594 de 2000 ¨tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.¨ y en acuerdo 060 de 2001 ¨por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.¨